Mobile Aktenvernichtung vom Fachmann: Die Vor- und Nachteile

Geschrieben von On Jul 28, 2016 in Akten- und Datenvernichtung

Die mobile Aktenvernichtung ist eine gängige Alternative, um vertrauliche Dokumente sorgfältig durch den Fachmann entsorgen zu lassen. Trotz einem immer stärkeren Anteil an E-Mails, welche zur digitalen Kommunikation innerhalb von Unternehmen und gegenüber Privatverbrauchern genutzt werden, ist der Papieraufwand im Gewerbesektor nach wie vor hoch anzusiedeln. Nach den gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfristen sollten Dokumente, Verträge und andere Papierstücke, die vertrauliche sowie persönliche Daten und Geschäftsinformationen enthalten, sicher entsorgt werden.

Vorteile und Nachteile müssen zueinander abgewogen werden

Die mobile Aktenvernichtung markierte für viele Unternehmen den Anfang der Vernichtung von sensiblen Dokumenten. Seither erlebt diese professionelle Dienstleistung eine kleine Renaissance, wobei die Nach- und Vorteile immer genau gegenüber gestellt werden sollten. Bei der mobilen Aktenvernichtung werden notwendige Geräte zum Kunden transportiert, welcher diese dann im Fahrzeug vernichten lassen kann. Das direkte Gegenstück ist die Vernichtung vor Ort beim Dienstleister
Bei einer mobilen Vernichtung direkt beim Kunden, entstehen weiterhin keine Durchlaufzeiten, in denen die Dokumente erst „lagern“ würden, bevor sie dann tatsächlich vernichtet werden. Das ist mitunter ein unmittelbarer Vorteil für Unternehmen, welche ein besonders hohes Sicherheitsbedürfnis repräsentieren oder mit sehr sensiblen Daten arbeiten, bei denen die Vernichtung keinen Aufschub duldet. Eine unmittelbare Vernichtung lässt sich bei vertrauensvollen Dienstleistern aber auch ohne eine mobile Aktenvernichtung vollziehen. Weshalb Unternehmer ihren Blick im nächsten Schritt auf die Nachteile richten sollten.

Nachteile bei der mobilen Vernichtung von Akten und Dokumenten

Die Gründe, warum die mobile Aktenvernichtung heutzutage eher eine Randsparte gegenüber der Aktenvernichtung mit Behältergestellung ist, sind an mehreren Faktoren festzumachen. Aus wirtschaftlicher Sicht ist die mobile ADV immer kostenintensiver, weshalb sie besonders bei kleineren Unternehmen, Einzelunternehmern oder Start-Ups zu einer finanziellen Belastung werden könnte. Ebenso müssen Sie sich vor Ort, wenn eine mobile Vernichtung genutzt wird, auf den Dienstleister einstellen und entsprechende Termine mit diesem vereinbaren. Ein Teil des Personals wird unter Umständen während der Vernichtung (oder in der Vorbereitung) gebunden, unter anderem um die Akten und Dokumente zum Fahrzeug und den mobilen Schreddern zu bringen oder um diese im Vorfeld zu sortieren. Es gibt aber auch schon die vollautomatische, offenbarungsfreie mobile Vernichtung. Hier werden zuvor Behälter zur Sammlung der Akten bereitgestellt die später nach Terminvereinbarung am Fahrzeug automatisch gekippt werden. Die Zerkleinerung erfolgt auf dem Fuße.

Anders als bei einer Vernichtung beim Dienstleister vor Ort, ist der Maschinenpark der nutzbaren Geräte stark eingeschränkt, schließlich können nur diese verwendet werden, die sich auch im Fahrzeug und damit beim Kunden befinden. Am eigenen Unternehmensstandort können Dienstleister zur professionellen Vernichtung auf größere, zuverlässige Maschinen zurückgreifen. Dieser Umstand macht es aus Sicht des Kunden notwendig, dass Akten und Unterlagen mitunter vorsortiert werden. Nicht alle mobilen Einheiten schaffen die kompletten Ordner. Diese stellen die mobile Aktenvernichtung vor eine Herausforderung. Allerdings sind mobile Einheiten die auch komplette Ordner bewältigen auf dem Vormarsch.
Wer seine Aktenvernichtung mobil vollziehen möchte, sollte sein Vorhaben also entsprechend planen.

Keine Kommentare

Keine Kommentare vorhanden