Ordnungsgemäße und sichere Aktenvernichtung

Geschrieben von On Aug 17, 2014 in Akten- und Datenvernichtung

Sichere Datenvernichtung und ordnungsgemäße Aktenvernichtung

Tag für Tag fallen in Büros und Privathaushalten Tonnen an Papiermüll an. Einige sicherheitsrelevante Dokumente müssen dabei fachgerecht entsorgt werden. Leider kommt es immer wieder vor, dass Rechnungen oder andere wichtige Dokumente achtlos in den Papierkorb geworfen werden. Das kann für Betrüger ein gefundenes Fressen sein. Daher sollten Unternehmen größten Wert auf eine sichere Aktenvernichtung legen und diese in professionelle Hände geben. Aktenvernichtung bedeutet zunächst einmal die Beseitigung von Papieren. Dokumente mit Personendaten, Forschungsergebnissen oder technischen Details müssen speziell entsorgt werden, um den Datenschutz zu gewährleisten, auch wenn die Dokumente nicht mehr benötigt werden. Spezialisierte und zertifizierte Unternehmen mit langjähriger Erfahrung bieten daher fachgerechte Datenvernichtungen an, bei der alle Daten sicher gelöscht werden und nicht mehr wiederhergestellt werden können.

 

Datenvernichtung nach dem Bundesdatenschutzgesetz

Nach dem Bundesdatenschutzgesetz muss eine ordnungsgemäße Datenvernichtung mit einem schriftlichen Vernichtungszertifikat nach der Beseitigung durchgeführt werden. Die Papiere werden in abschließbaren Sicherheitscontainern gesammelt, die dann durch vereidigte und geschulte Fachkräfte abgeholt werden. So haben keine unbefugten Personen Zugriff auf die sensiblen Dokumente und Daten. Der Transport zur Vernichtungsanlage erfolgt dann mit geschlossenen Kofferfahrzeugen. Die gesamte Annahme und Übergabe der Daten wird protokolliert. Die eigentliche Beseitigung und das umweltbewusste Recycling des Papiers erfolgen dann mit Videoüberwachung. So wird sichergestellt, dass die Aktenvernichtung rechtlich einwandfrei und ordnungsgemäß erfolgt und keine Personen oder forschungsbezogenen Daten in die falschen Hände geraten.

Die Firma GENVER aus Gescher im Münsterland stellt Unternehmen für eine ordentliche und sichere Datenvernichtung entsprechende abschließbare Sammelbehälter zur Verfügung, die das Zwischenlagern und Abholen der Daten erleichtern. Geschultes Personal stellt dann den sicheren Transport der Papiere innerhalb von 24 Stunden sicher. Da je nach Büro und Branche unterschiedliche Datenmengen anfallen, können Unternehmen den Abholrhythmus, den Termin und den Ort selbst bestimmen. In manchen Büros werden Akten, die nicht mehr gebraucht werden, in einem Kellerarchiv gesammelt, in anderen werden sie direkt im Büro aufbewahrt. Optimal ist es, wenn die Behälter an einem leicht zugänglichen Ort aufgestellt werden, um einen reibungslosen Abtransport zu ermöglichen. Nach der Aktenvernichtung wird ein Vernichtungszertifikat ausgestellt und dem Unternehmen übergeben, das die ordnungsgemäße und vollständige Beseitigung garantiert.

Aufgrund der rechtlichen Vorschriften und aus Sicherheitsgründen sollten Unternehmen die Aktenvernichtung nur in vertrauenswürdige Hände mit Erfahrung in der Datenvernichtung geben. GENVER ist europaweit tätig und übernimmt seit 20 Jahren die Beseitigung von Abfällen für zahlreiche bekannte Unternehmen. Sie unterstützten Firmen dabei, die besten Entsorgungswege zu finden und ermöglichen das Recycling von wiederverwertbaren Rohstoffen. Für beide Seiten steht dabei immer im Vordergrund, dass die Kosten der Müllentsorgung gesenkt werden und die Umwelt geschont wird. Je nach Branche und Bürostruktur können dabei unterschiedliche und innovative Lösungen gefunden werden.

 

Fachgerechte Beseitigung von elektronischen Datenträgern

Neben Dokumenten in Papierform wächst auch der Bedarf an der fachgerechten Beseitigung von Daten auf Festplatten, CDs, DVDs oder Magnetbändern. Hier gibt es mittlerweile innovative Entsorgungsmethoden, die ein sicheres Löschen der Daten sowie das Recycling der Rohstoffe in den Datenträgern ermöglichen. Die rechtlichen Vorgaben nach dem Bundesdatenschutzgesetz müssen auch hier beachtet werden. Dabei kann die sichere Beseitigung von Daten und Akten schon im Büro beginnen. Schulungen der Mitarbeiter und das Schließen von Sicherheitslücken sind dabei hilfreich, um einen reibungslosen Ablauf der Aktenvernichtung zu gewährleisten. Dabei kommen gerade in Bezug auf moderne Datenträger immer wieder neue Herausforderungen auf Unternehmen und Entsorger zu, die gemeinsam analysiert und gelöst werden können. So können Verfahren optimiert und innovative Lösungen entwickelt werden.

Sichere Datenvernichtung

Der Datenschutz ist auch bei, den Aktenvernichtungen immer wichtiger in unserer modernen Welt. Daher müssen wichtige Daten auch dann geschützt werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Wenn sensible Informationen in die falschen Hände geraten, kann das für jedes Unternehmen gravierende Folgen haben. Betrüger und Produktpiraten können technische Details aufgreifen oder Adressen und Kontodaten unbefugt verwenden. Daher ist auf CDs und DVDs das sichere Löschen der Daten der erste Schritt. Papiere sollten vor der Datenvernichtung unzugänglich aufbewahrt werden, damit niemand Einsicht in den vermeidlichen Müll bekommt. Alle Datenträger müssen dann so vernichtet werden, dass keine Rekonstruktion der Daten mehr möglich ist. Die Aktenvernichtung unterliegt in Deutschland und den angrenzenden EU-Staaten strengen Vorschriften und Sicherheitsverordnungen. Es ist notwendig, sich zum eigenen Schutz an diese zu halten und daher mit verlässlichen und vertrauenswürdigen Partnern bei den Beseitigungen von Akten zusammenzuarbeiten. Erfahrung und Qualifikation der Entsorgungsfachbetriebe sind dabei wichtig. Von der Regierung zertifizierte Betriebe protokollieren und überwachen den sicheren Transport und Vernichtung der Daten.

 

Umweltbewusste Beseitigung

Neben den Sicherheitsaspekten spielt der Umweltschutz eine zentrale Rolle bei der Müllentsorgung. Rohstoffe können umweltverträglich recycelt werden. Daher ist der erste Schritt, dass Müll eingespart wird. Dies senkt auch die Kosten der Beseitigung. Dennoch fallen in Büros Tonnen an Müll an. Dieser muss dann getrennt werden, um eine Wiederaufbereitung zu ermöglichen. CDs dürfen beispielsweise nicht achtlos in den Mülleimer geworfen werden, sondern müssen speziell entsorgt werden. Für Privatpersonen stehen dafür auf Wertstoffhöfen entsprechende Behälter zur Verfügung. Für Unternehmen mit einer höheren Abfallmenge ist es angebracht, Entsorgungsbetriebe hinzuzuziehen. Für größere Mengen Papier gilt Ähnliches. Papier kann leicht von anderem Müll getrennt gesammelt werden. In abschließbaren Sammelbehältern ist dann der Abtransport mit anschließender Datenvernichtung problemlos.

Wenn sich Unternehmen und Entsorger also an einige „Spielregeln“ wie rechtliche Vorschriften, Datenschutz und umweltbewusstes entsorgen und recyceln von Müll halten, wird die Aktenvernichtung für alle Beteiligten erleichtert. Unternehmen müssen sich bei der Datenvernichtung keine Gedanken mehr über mögliche Folgen von Datenklau machen und den Entsorgungsfachbetrieben wird die ordentliche Vernichtung und Wiederaufbereitung erleichtert. Durch Zertifizierungen und staatliche Regelungen sind Unternehmen und Versorger rechtlich abgesichert. Dennoch bleibt genug Spielraum für innovative und individuelle Lösungen zur Aktenvernichtung: Mal werden mehrere Sammelbehälter benötigt, mal ändert sich der Abholrhythmus. Eine gute und vertrauensvolle Kooperation zwischen Unternehmen und Entsorger erleichtert beiden Seiten den ordnungsgemäßen Umgang mit dem angefallen Müll und der Datenvernichtung. Unternehmen, Entsorger und Umwelt haben nur Vorteile durch eine fachgerechte Datenvernichtung und Beseitigung.

Mehr zur Beseitigung: http://de.wikipedia.org/wiki/Abfallentsorgung

Keine Kommentare

Keine Kommentare vorhanden

Keine Kommentare