Sinn und Zweck der Akten- und Datenvernichtung

Geschrieben von On Jul 01, 2016 in Akten- und Datenvernichtung

Die Aktenvernichtung nach abgelaufener Aufbewahrungsfrist ist für Unternehmen und Privatpersonen gleichermaßen sinnvoll, gehört jedoch nicht zu den beliebtesten Bürotätigkeiten. Gerade im gewerblichen Umfeld wird gefürchtet, unnötig viel Arbeitszeit in die permanente Vernichtung von Dokumenten aller Art zu investieren, die für andere Aufgaben sinnvoller eingesetzt wäre. Der Sinn der adäquaten Datenvernichtung wird hierbei häufig übersehen, der nicht zuletzt durch die Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) im Internetzeitalter an Bedeutung gewonnen hat. Wer Sinn und Zweck der Aktenvernichtung einmal erkannt hat, wird dieser gerne nachgehen und hierfür eine, den Sicherheitsanforderungen entsprechende Lösung suchen.

Mittels Datenvernichtung zu Sicherheit und Datenschutz beitragen

Ob online oder offline – Informationen über Bürger, Kunden oder Geschäftspartner werden im großen Umfang gesammelt. Meist stehen wirtschaftliche Interessen hinter der Anhäufung von Datensätzen, nicht immer müssen sich diese im Sinne eines Unternehmens oder einer öffentlichen Institution bewahrheiten. Wer sich nach Monaten oder Jahren Zeit für eine umfangreiche Datenanalyse nimmt, erkennt schnell, welche Fülle an mittlerweile veralteten oder sinnlosen Daten sich angesammelt hat.

Eine gezielte und regelmäßige Aktenvernichtung voranzutreiben, liegt deshalb im Interesse jedes Unternehmens. Keine Geschäftsführung wird eine großflächige Marketingaktion durchführen wollen, bei der die Hälfte der Kundendaten veraltet ist. Auch Geschäftsverträge, Akten von Patienten und Mandanten und ähnlich sensible Papiere werden nach Jahrzehnten nicht mehr benötigt und geben unnötig Informationen preis. Geraten diese in falsche Hände kann das fatale Folgen für das Unternehmen haben. Die gezielte Datenvernichtung ist deshalb eine verantwortungsvolle Aufgabe, die der Gesetzgeber nicht zuletzt durch die Neufassung des BDSG erkannt hat.

Verletzungen gegen eine angemessene Datenvernichtung können Unternehmen teuer zu stehen kommen. Das einfache Entsorgen im Papierkorb gilt als grob fahrlässig und schützt nicht vor Strafe, kleine Datenvernichter für das Büro sorgen je nach Betriebsgröße für eine stundenlange und mühevolle Arbeit. Gerade bei Großunternehmen, die Dokumente mit sensiblen Kundendaten unzureichend vernichten, kann eine Unterstellung einer Straftat die Folge sein. Mit Strafzahlungen bis in den sechsstelligen Eurobereich kann gerechnet werden.

Den Datenschutz ernstzunehmen, wird so zur ökonomischen Entscheidung, an der sich eine professionelle Aktenvernichtung orientieren sollte.

Der gesetzliche Verpflichtung zur Datenvernichtung angemessen folgen

Während es für Privatpersonen nur eine kleine Liste mit verpflichtend aufzubewahrenden Daten gibt, (Aufbewahrungsfristen werden im nächsten Artikel thematisiert), unterliegen Unternehmen strengeren Auflagen. Für die Aufbewahrungsplicht lt. BDSG gibt es eine lange Liste der aufzubewahrenden Unterlagen und deren Aufbewahrungszeiträumen.

Der DIN 66399 folgend, wird zwischen drei Schutzklassen und sieben Sicherheitsstufen unterschieden, die bei der Vernichtung des Datenmaterials anzuwenden sind. Hierbei zeigt sich schnell, welchen Sinn diese Unterteilung hat und weshalb bestimmte Datentypen als sensibler gegenüber anderen angesehen werden. Gerade Konteninformationen, Patientendaten oder Inhalte geschäftlicher Verträge unterliegen einem strikten Datenschutz und sind bei der Aktenvernichtung absolut unkenntlich zu machen. Wie groß die Unterschiede der Wertigkeit verschiedener Daten und Informationen sind, zeigt sich auch in der verpflichtenden Dauer der Aufbewahrung. Diese erstreckt sich, beispielsweise im Falle von Patientendaten, über einen Zeitraum von 30 Jahren.

Mit einer professionellen Datenvernichtung größtmögliche Sicherheit gewinnen

Der Schutz von Kunden und Patienten und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmung sind als Sinn und Zweck der zeitgemäßen Daten- und Aktenvernichtung bereits ausreichend. Hierüber hinaus behalten Sie in Ihrem Unternehmen regelmäßig einen Überblick über Ihre angesammelten Datenbestände, die Sie nach einer Sortierung und Vernichtung sinnvoller nutzen können. Bevor Sie selbst viel Zeit und Mühen in die Zerstörung Ihrer Dokumente investieren, ist die Beauftragung eines professionellen Dienstleisters der Branche eine effiziente Alternative. GENVER steht Ihnen in Beratung und Ausführung zur Seite, um eine zertifizierte Dokumentenvernichtung im Sinne des Gesetzgebers durchzuführen.

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