Personalakten enthalten viele wichtige Unterlagen, für die bestimmte Aufbewahrungsfristen gelten. Diese zu kennen ist für jeden Unternehmer unverzichtbar und bewahrt ihn vor möglichen Schadenersatzansprüchen. Doch auch wenn zahlreiche Schriftstücke längerfristig archiviert werden müssen, lassen sich Teile der Akten oft bereits kurz nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters vernichten.
Achtung Aufbewahrungsfristen: Personalakten nicht vorschnell vernichten!
Ob Lebensmittelladen, mittelständischer Handwerksbetrieb oder Großkonzern – überall dort wo Mitarbeiter beschäftigt sind, werden Personalakten geführt. In diesen wichtigen Dokumentensammlungen finden sich nicht nur Lebensläufe, Qualifikationszertifikate und aktuelle Anschriften, sondern in aller Regel auch viele für die Gehaltsabrechnung relevante Unterlagen. Angefangen bei Vermerken hinsichtlich des Kranken- und Rentenversicherungsstatus über Belege zur Abführung von Steuern und Sozialabgaben bis hin zu möglichen Nachweisen einer betrieblichen Altersversorgung enthalten Personalakten eine Fülle überaus wichtiger Daten. Derartige Blattsammlungen dürfen nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters wegen der Brisanz ihrer Nachwirkung nicht einfach nach Gutdünken vernichtet werden, sondern unterliegen ganz bestimmten Aufbewahrungsfristen. Diese zu kennen, gehört zu den wichtigsten Pflichten jedes Arbeitgebers.
Die Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen kennen und beachten
In einer Personalakte werden alle notwendigen Informationen schriftlich zusammengefasst, welche zur rechtssicheren Abwicklung eines Arbeitsverhältnisses zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer erforderlich sind. Sie stellen dabei nicht nur eine unverzichtbare Hilfe für die Mitarbeiter der Personalabteilung oder den Geschäftsführern eines Unternehmens dar, sondern müssen im Bedarfsfalle auch berechtigten Dritten zugänglich gemacht werden. Dies gilt grundsätzlich nicht nur während der aktiven Dienstzeit eines Arbeitnehmers, sondern auch noch danach. So können sich etwa im Zuge der Rentenberechnung oder bei sozialversicherungsrechtlichen Differenzen Auskunfts- und Mitwirkungspflichten ergeben. Aus diesem Grunde ist es zwingend erforderlich, Personalakten noch lange nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters aufzubewahren.
Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich geregelt
Auch wenn keine explizite gesetzliche Regelung zu Inhalt und Form von Personalakten existiert, leiten sich die zu berücksichtigenden Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen aus den geltenden Einzelbestimmungen zahlreicher Rechtsvorschriften ab. So gilt beispielsweise gemäß § 195 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), dass die regelmäßige Verjährungsfrist der Ansprüche eines ehemaligen Arbeitnehmers gegenüber seinem Arbeitgeber im Allgemeinen drei Jahre beträgt. Aus diesem Grunde müssen Personalakten also mindestens über einen Zeitraum von 36 Monaten aufbewahrt werden. Diese Frist beginnt nach den Bestimmungen des § 199 Absatz 1 BGB zumeist mit dem Ablauf des Jahres, in welchem das Ende des Arbeitsverhältnisses liegt. Die Zeit zwischen dem Ausscheiden aus dem Dienst und dem 31. Dezember des laufenden Jahres muss also zu den genannten 36 Monaten noch hinzugerechnet werden. Möglich ist im Einzelfall allerdings auch ein abweichender Verjährungsbeginn.
Teilweise bis zu 30 Jahre Aufbewahrungsfrist
Neben der dreijährigen Verjährungsfrist aufgrund rechtlicher Ansprüchen eines Arbeitnehmers besteht auch eine wesentlich längere Aufbewahrungszeit wegen Vorschriften des Steuerrechts und aufgrund von Versorgungsansprüchen. Um nachträgliche Betriebsprüfungen der Finanzbehörden zu ermöglichen sind deshalb alle in einer Personalakte enthaltenen Dokumente mit steuerrechtlichen Bezügen mindestens 6 Jahre lang aufzubewahren. Zudem gilt beispielsweise im Zusammenhang mit möglicherweise bestehenden Ansprüchen hinsichtlich einer Altersvorsorge aus Pensionskassen eine 30-jährige Verjährungsfrist. Um hier jegliche Schadenersatzansprüche und auch Bußgelder zu vermeiden, sollten derartige Unterlagen einer Personalakte also mindestens 30 Jahre aufbewahrt werden.
Vernichtung außerhalb der Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen vielfach möglich
Auch wenn viele Bestandteile einer Personalakte längerfristig zu archivieren sein dürften, finden sich dennoch in aller Regel auch personenbezogene Unterlagen, die deutlich eher vernichtet werden können. Hierzu zählen etwa Genehmigungen von Nebentätigkeiten, Nachweise über geführte Beurteilungsgespräche oder Dokumente über Urlaubsbewilligungen. All diese Unterlagen entfalten keine längerfristige Wirkung, welche auch nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters noch besteht. Insofern können derartige Aktenbestandteile zeitnah vernichtet werden. Wichtig ist es dabei aber in jedem Fall, die Entsorgung aus Datenschutzgründen ausschließlich in die vertrauenswürdigen Hände eines zuverlässigen Aktenvernichtungsunternehmens zu legen. Mit GENVER® sind Sie hierbei bestens bedient.