Informationen zu Aufbewahrungsfristen

Akten- und Datenvernichtung

Allgemeines

Jedes Unternehmen ist gesetzlich verpflichtet eine bestimmte Zeit geschäftliche Unterlagen aufzubewahren. Dabei wird unterschieden zwischen sechs und zehn Jahren. In der Abgabenordnung (AO) sind die Aufbewahrungsfristen für das Steuerrecht und im Handelsgesetzbuch die des Handelsrechts hinterlegt. Desweiteren bestehen für bestimmt Berufsgruppen und Tätigkeitsbereiche zusätzliche Aufbewahrungspflichten, dazu gehören z. B. Apotheker, Fahrschulen und Makler. Die nachfolgenden Informationen geben Ihnen einen Überblick über die Aufbewahrungspflichten nach handels- und steuerrechtlichen Vorgaben.

1. Wer ist Aufbewahrungspflichtig

Jedes Gewerbebetreibende Unternehmen das nach Steuer- oder Handelsrecht tätig ist zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet, somit auch zur dessen Aufbewahrung. § 257 HGB verpflichtet handelsrechtlich zur Aufbewahrung. Nach § 140 ff. AO des Steuerrechts sind auch alle anderen zur Buchführung und Führung von Aufzeichnungen verpflichtet, die nach anderen Gesetzten buchführungspflichtig sind. Damit ist nicht nur das Handelsgesetzbuch (HGB) gemeint, sondern weitere Gesetzt und Verordnungen, die Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten vorschreiben.

Desweiteren schreibt die Abgabenverordnung § 141 AO vor, dass jedes Unternehmen welches einen Umsatz von 500.000€ bzw. einen Gewinn von 50.000€ überschreitet zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen.

Folgende Personen sind verpflichtet zur Aufbewahrung der Unterlagen:

• der Geschäftsinhaber bei Einzelunternehmen
• nur der Inhaber des Handelsgeschäfts bei stillen Gesellschaften
• die Gesellschafter bei der BGB-Gesellschaft und OHG
• persönlich haftende und die zur Geschäftsführung berufenen Gesellschafter bei der KG
• die Vorstände bei der AG, Stiftungen, Genossenschaften und Vereinen
• der/die Geschäftsführer bei der GmbH

2. Die Aufbewahrungsobjekte

Allgemein sind alle Bücher und Aufzeichnungen, die zur Berechnung der Steuergrundlage von Nöten sind, aufzubewahren.

Nachgenannte Unterlagen werden explizit im § 147 Abs. 1 AO erwähnt:

• Inventare
• Bücher und Aufzeichnungen
• Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung
• Eröffnungsbilanz
• Lageberichte
• Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, die zum Verständnis dieser Unterlagen wichtig sind
• Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
• Wiedergabe der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe
• Unterlagen, die einer mit Mittel der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beigefügt sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben und
• Sonstige Unterlagen, die zur Besteuerung von Bedeutung sind

Das Grundbuch, sowie Haupt- und Nebenbücher, diese in Form von Konten geführt werden, gehören zu den Büchern und Aufzeichnungen. Die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden sind Aufzeichnungen vom Inventar. Arbeitsanweisungen und Organisationsvorschriften sind nach AO und HGB aufzubewahren, wenn diese zur Erklärung der Bücher etc. notwendig sind. Zusätzlich auch die Unterlagen, die die Benutzung von Buchführungssystemen erläutern. Geschäftsbriefe und Handelsbriefe bilden jegliche Korrespondenz, die ein Geschäft vorbereiten, durchführt oder rückgängig macht. Dazu sollten dann Buchungsbelege den wirklichen Vorgang beweisen. Alle Sachverhalte die Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage beeinflussen sind buchungspflichtig für das Unternehmen. Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrbelege oder Bewertungen von Eigenleistungen sind Beispiele für sonstige Unterlagen. Im Einzelfall ist die Bedeutung für die Besteuerung entscheidend.

Im Umsatzsteuergesetz wird ausdrücklich die Aufbewahrung von Rechnungen genannt. Nach § 14 b UstG muss ein Unternehmer ein Doppel der Rechnungen, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und auf seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und auf dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, aufzubewahren.

Fristlos vernichtet werden können nur interne Unterlagen, wie z.B. Kalender, Arbeits- und Fahrberichte.

3. Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfrist für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege, Unterlagen, die einer Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf die Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben und Rechnungen beläuft sich auf zehn Jahre.

Sechs Jahre müssen alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen aufbewahrt werden.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer nach Ablauf des Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung, Änderung oder Handlung in den Geschäftsunterlagen stattgefunden hat bzw. die Handelsbriefe empfangen oder abgesandt wurden.

Bei speziellen Sachverhalten kann eine Verlängerung der Aufbewahrungsfrist von Schriftstücken verlangt werden, wenn z. B. begonnene Außenprüfung, vorläufige Steuerfestsetzung, anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, schwebende oder zu erwartenden Rechtsbehelfsverfahren, sowie zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt bestehen.

4. Form der Aufbewahrung und Aufbewahrungsort

Es bestehen gesetzliche Vorgaben, wie Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden müssen:

• Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Unterlagen, die einer mit Mittel der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die   Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben, sind nach § 147 AO im Original aufzubewahren. Das Finanzamt verlangt inzwischen, abweichend von der gesetzlichen Aufbewahrung, nicht mehr eine Aufbewahrung im Original. Eine Aufbewahrung auf Bild- bzw. Datenträgern ist ausreichend, dies wurde in einer Verfügung vom Bundesfinanzministeriums am 08. März 2004 beschlossen.
• Buchungsbelege, sowie Handels- und Geschäftsbriefe müssen so aufbewahrt werden, dass ihre Wiedergaben bildlich mit dem Original übereinstimmen.
• Die inhaltliche Wiedergabe reicht bei allen anderen aufbewahrungspflichten Unterlagen aus.

Definitionen von:

• Aufbewahrung im Original
Unterlagen im Original müssen gesichert und geordnet aufbewahrt werden. Gesicherte Aufbewahrung bedeutet, dass das Gebäude oder der Raum, wo die Unterlagen aufbewahrt werden vor elementaren Einflüssen (Feuer, Wasser und Feuchtigkeit) geschützt werden. Besonders wichtig ist natürlich die Verblassung der Schrift zu vermeiden. Bei der geordneten Aufbewahrung wird verlangt, dass ein sachverständiger Dritter die Unterlagen in einer angemessenen Zeit überprüfen kann. Hierzu kann eine Verfassung helfen, in der unter anderem beschrieben wird, welche Unterlagen nach welchen Ordnungskriterien archiviert werden und wer die verantwortliche Person ist.

• Aufbewahrung durch bildliche Wiedergabe
Bei der der bildlichen Wiedergabe wird verlangt, dass das Bild auf dem Datenträger originalgetreu abgebildet bzw. gespeichert wird. Dabei ist zu beachten, dass der Datenträger gesichert und geordnet aufbewahrt wird und die bildliche Wiedergabe bei Bedarf gewährt ist. Eine kleinformatige bildliche Wiedergabe ist durchaus möglich. Bei kleinformatigen Wiedergabe ist, aber zu beachten, dass alle Sicht-, Kontroll- und Bearbeitungsvermerke zusehen sind. Im Einzelfall kann auch der Farbe Beweiskraft zukommen, z.B. bei einer Rechnung, wenn allein die Farbe beweist, dass es sich dabei um das Original und nicht um den Durschlag handelt.

• Aufbewahrung durch inhaltliche Wiedergabe
Die aufzubewahrenden Informationen müssen vollständig und richtig auf das magnetische Speichermedium übernommen werden, dies wird bei der inhaltlichen Wiedergabe verlangt. Während der Aufbewahrungszeit darf der Inhalt nicht verändert werden. Desweitern muss gewährleistet sein, dass während der gesamten Aufbewahrungszeit eine Wiedergabe möglich ist.

Bevor Originalunterlagen vernichtet werden sollten sich Unternehmen erkundigen, ob nicht ein Original aus Beweisgründen notwendig ist. Dies gilt ins besonders für Rechnungen, die zur Geltendmachung des Vorsteuerabzuges gemäß § 15 UstG notwendig sind. Rechnungen müssen lt. dieser Vorschrift entweder in Papierform vorliegen oder wenn sie als elektronische Abrechnung vorliegt mit elektronischer Signatur mit Anbieterkreditierung, nach § 15 Abs. 1 des Signaturengesetzes, versehen sein. Nur diese beiden Versionen erfüllen den Tatbestand einer ordnungsgemäßen Rechnung. Aus Gründen der Beweiserheblichkeit im Prozess kann es auch nötig sein, dass Original aufzubewahren. Dies ist beispielweise dann der Fall, wenn ein Rechtsanspruch nur durch das Original zu beweisen ist (z.B. Vollmachten, Wertpapieren). Die Möglichkeit der bildlichen Wiedergabe zur Beweissicherung genügt grundsätzlich. Als Urkundenbeweise gelten nur schriftliche Äußerungen. Im Sinne des Zivilprozess gelten elektronisch gespeicherte Urkunden vor Gericht nicht als Urkunden. Durch die Speichrung auf Digitalmedien können sie nur maschinell wieder dargestellt werden, so dass ihnen die erforderliche Schriftigkeit für Urkunden fehlt.

Die Aufbewahrungspflichtigen Unterlagen sind grundsätzlich, nach steuerrechtlichen Vorschriften (§ 146 Abs. 2 AO), nur in Deutschland aufzubewahren. Im Handelsgesetzt ist nicht explizit vorgeschrieben an welchem Ort die Unterlagen aufzubewahren sind, aber sie müssen dennoch in einer angemessen Zeit zur Verfügung stehen können (§ 239 Abs. 4 HGB). Ansässige Unternehmen im Inland müssen beachten, dass die Aufbewahrung der Rechnungen auch im Inland erfolgen muss. Handelt es sich allerdings, um eine elektronische Aufbewahrung, die eine vollständige Fernabfrage der betreffenden Daten gewährleistet, darf der Unternehmer die Rechnung auch im Übrigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahren. Dabei muss das Finanzamt über die Aufbewahrung der Rechnung im Ausland informiert werden.

5. Rechtsfolgen bei Verstoß

Verstößt ein Unternehmen gegen diese Vorschriften muss er mit unterschiedlichen Folgen rechnen. Das Finanzamt ist berechtigt bei Besteuerungsgrundlagen den Betrag zu schätzen, wenn die erforderlichen Dokumente nicht vorzulegen sind (§§ 140-148 AO). Bei Bestand der Steuerstraftat kann eine Geld- und Freiheitsstrafe verhängt werden. Lediglich ein Verstoß aufgrund höherer Gewalt ohne Verschulden des betroffenen Unternehmens schließt negative Rechtsfolgen aus.

6. Auflistung

Nachfolgende Auflistung führt alle wesentlichen Schriftgüter in alphabetischer Reihenfolge auf die ab dem ab dem 01. Januar 2014 vernichtet werden dürfen. Diese Auflistung ist nur ein Service und soll Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Es kann keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit übernommen werden, obwohl die Auflistung mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde.

 

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Alle Angaben ohne Gewähr !

) § 28 (3) RöV: Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der
letzten Behandlung aufzubewahren, Röntgenbilder und die Aufzeichnungen über
Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung
aufzubewahren. Die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18.
Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind bis zur Vollendung des 28 Lebensjahres dieser
Person aufzubewahren…

Quellenangaben:
www.ihk-nordwestfalen.de

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