Aufbewahrungsfristen für Dokumente 2018

Geschrieben von On Feb 05, 2018 in Akten- und Datenvernichtung

Nachfolgende Auflistung führt alle wesentlichen Schriftgüter in alphabetischer Reihenfolge auf die ab dem 01. Januar 2018 vernichtet werden dürfen. Diese Auflistung ist nur ein Service und soll Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Es kann keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit übernommen werden, obwohl die Auflistung mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde.

Übersicht der Aufbewahrungsfristen von Dokumenten für 2018

  gesetzl. Aufbewahrungsfrist in Jahre  Jahrgang 
A
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben 0
Abrechnungsunterlagen 10 2007
Abtretungserklärungen 6 2011
Akkreditive 6 2011
An- Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen 6 2011
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 10 2007
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben 6 2011
Angestelltenversicherung (Belege) 10 2007
Anlagevermögen 10 2007
Anlageverzeichnisse 10 2007
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 6 2011
Ausgangsrechnungen 10 2007
Außendienstabrechnungen 10 2007
B
Bankbelege und- auszüge 10 2007
Bankbürgschaften 6 2011
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung 10 2007
Belastungsanzeigen (extern und intern) 10 2007
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen 10 2007
Belege, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) 10 2007
Bestell- und Auftragsunterlagen 6 2011
Beteiligungsunterlagen 10 2007
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen 10 2007
Betriebskostenrechnungen 10 2007
Betriebsprüfungsberichte 10 2007
Betriebstagebücher (EfbV) 5 2012
Bewirtungsunterlagen 10 2007
Bilanzen (Jahresbilanzen) 10 2007
Bilanzen und Bilanzanlagen 10 2007
Buchungsbelege- /anweisungen 10 2007
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) 6 2011
D
Darlehnsunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 10 2007
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO) 10 2007
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 10 2007
Debitorenlisten / Debitorenbuchhaltung 10 2007
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen 10 2007
Doppelbesteuerungsunterlagen 6 2011
E
EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich (z.B. Ablaufdiagramme, Blockdiagramme und ähnl. Organisationsbeschreibungen) 10 2007
Effektkassenquittungen, Effektempfangsbescheinigungen (soweit Buchungsbelege), Effektenbuch 10 2007
Eingangsrechnungen 10 2007
Einheitswertunterlagen 10 2007
E-Mail mit steuerrelevanten Inhalt 10 2007
Essenmarkenabrechnungen 10 2007
F
Fahrtkostenerstattungsunterlagen 10 2007
Finanzberichte 6 2011
Frachtbriefe 10 2007
Freistempelabrechnungen 10 2007
G
Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Baupläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar 10 2007
Gehaltslisten 10 2007
Geschäftsberichte 10 2007
Geschäftsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften) 6 2010
Geschenknachweise 10 2007
Gesellschafterversammlungen /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) 10 2007
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) 10 2007
Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare 10 2007
Grundbuchauszüge 10 2007
Gründungsakten der Gesellschaft 10 2007
Gutachten 10 2007
Gutschriftsanzeigen, Gutschriften 10 2007
H
Handelsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften) 6 2011
Handelsbücher 10 2007
Handelsregisterauszüge 6 2011
Hauptbücher 10 2007
Hauptversammlung (Beschlüsse, Protokolle 10 2007
I
Inkassobücher, -karteien, -quittungen 10 2007
Inventare, Inventarnachweise 10 2007
Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke 10 2007
Investitionszulage (Unterlagen) 6 2011
J
Jahresabschluss 10 2007
Jahreslohnachweise für Berufsgenossenschaften 10 2007
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 10 2007
K
Kalkulationsunterlagen 6 2011
Kassenberichte 10 2007
Kassenbücher und -blätter 10 2007
Kassenzettel 10 2007
Kontenpläne und Kontenplanänderungen 10 2007
Kontenregister 10 2007
Kontoauszüge 10 2007
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte 10 2007
Kostenträgerrechnungen 10 2007
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen 10 2007
Kreditorenbuchhaltung 10 2007
Kreditunterlagen (nach Ablauf des Kreditvertrages) 6 2011
L
Lagerbuchführung 10 2007
Lastschriftanzeigen 10 2007
Lieferscheine, wenn Buchungsbelege 10 2007
Lohnbelege 10 2007
Lohnkontenarten 10 2007
Lohnlisten 10 2007
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) 10 2007
M
Magnetbänder mit Buchungsfunktionen 10 2007
Mahnbescheide 6 2011
Mahnvorgänge 6 2011
Maschinenkarteikarten (Inventur) 10 2007
Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) 6 2011
N
Nachnahmebelege 10 2007
Nebenbücher 10 2007
O
Offenbarungseidanträge 6 2011
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung 10 2007
P
Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 10 2007
Patente und Patentunterlagen , nach Ablauf des Patents 6 2011
Patientenakten (Krankengeschichte) ambulante und stationär 30 1987
Pensionskassenunterlagen 10 2007
Personalunterlagen 6 2011
Pfändungsunterlagen 10 2007
Postbankauszüge 10 2007
Prämienunterlagen, z.B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen 10 2007
Preislisten 6 2011
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen 10 2007
Prozessakten 10 2007
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers 10 2007
Q
Qualitätsmanagment-Unterlagen 10 2007
Quittungen, wenn Buchungsunterlagen 10 2007
R
Rechnungen (bei Offene-Posten-Buchhaltung) 10 2007
Rechnungen (soweit nicht Offene-Posten-Buchhaltung) 10 2007
Rechnungsunterlagen 10 2007
Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten. Nach Verfahrensabschluss 6 2011
Reisekostenabrechnungen 10 2007
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 10 2007
S
Sachkonten 10 2007
Saldenbilanzen 10 2007
Saldenlisten 10 2007
Schadensunterlagen 6 2011
Scheck- und Wechselunterlagen 6 2011
Schriftwechsel 6 2011
Schriftwechsel ( auch innerbetrieblich) 6 2011
Sozialversicherungsunterlagen 6 2011
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 10 2007
Spendenbescheinigungen 10 2007
Steuerunterlagen (soweit nicht für die Finanzverwaltung von Bedeutung) 10 2007
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)* 10 2007
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)* 30 1987
Strahlenschutzbelehrungen (RöV)* 30 1987
Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)* 30 1987
Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)* 30 1987
T
Telefonkostennachweise 10 2007
Ü
Überstundenlisten 10 2007
Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher 10 2007
V
Verbindlichkeiten (Zusammenstellung) 10 2007
Verkaufsbücher 10 2007
Vermögensverzeichnis 10 2007
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) 10 2007
Versand- und Frachtunterlagen 10 2007
Versicherungspolicen (nach Ablauf) 6 2010
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen 10 2007
Verträge 10 2007
W
Wareneingangs und -ausgangsbücher 10 2007
Wechsel 10 2007
Z
Zahlungsanweisungen 10 2007
Zessionen 6 2011
Zinsabrechnungen 6 2011
Zollbelege 10 2007
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) 10 2007

Die Aufbewahrungsfristen beginnen immer erst nach Ende des Kalenderjahres,
in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist.

D.h., dass für alle zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls erst mit Schluss
des Kalenderjahres, in dem dieser erstellt wurde, die Aufbewahrungsfrist beginnt.

Aktenvernichtung Fristen

Die Aufbewahrungsfrist regelt den Zeitrahmen für aufzubewahrende Akten, Dokumente und Datenträger. Diese berücksichtigt eine eintretende Relevanz von Geschäftsvorgängen, Gewährleistungen und Produkthaftungen. In diesem Fall dienen die Geschäftsunterlagen als Belege. Erlischt der gesetzlich festgelegte Zeitrahmen für deren Aufbewahrung, geht es an die Vernichtung. Hierbei gilt es, die dafür notwendige Form zu berücksichtigen.

Die sachgemäße Aktenvernichtung im Rahmen gesetzlicher Fristabläufe

Die Aktenvernichtung unterliegt eben solchen gesetzlichen Bestimmungen wie deren Aufbewahrung. Mit dieser kommt ein Dienstleister seiner Sorgfaltspflicht gegenüber seinen Klienten nach. Er kann die Beseitigung selbst vornehmen oder, insbesondere bei größeren Datenmengen, einen externen Dienstleister hinzuziehen. Hiermit geht die Versicherung einher, alle Unterlagen ordnungsgemäß zu vernichten.

Insbesondere die Löschung elektronischer Datenträger bringt große Herausforderungen mit sich. Hier lassen sich die gespeicherten Informationen nur mit entsprechendem Know-how beseitigen. Es gilt, eine mögliche Wiederherstellung und damit unbefugten Zugriff zu vermeiden. Hier besteht die Option, den Datenträger komplett zu säubern oder zu zerstören.

Der sensible Umgang bei der Aufbewahrung vertraulicher Daten

Daten lassen sich auf unterschiedliche Weise aufbewahren. Neben den klassischen Papierdaten gibt es inzwischen eine große Verbreitung elektronischer Datenträger wie Festplatten und USB-Sticks. Hier besteht für den Dienstleister ein größerer Anspruch als simple Archivierung. Er muss für den Schutz der Daten sorgen, indem er sein System entsprechend ausrüstet. Elektronische Sicherheitssysteme stellen einen zentralen Aspekt im Zusammenhang mit der Aufbewahrungsfrist dar.

Nach Ablauf der Frist hat der Dienstleister die Option, den Klienten auf die anstehende Vernichtung aufmerksam zu machen. Hier ist eine Übermittlung der persönlichen Daten möglich.

Fristen gemäß Dokumentenart

Der festgelegte Zeitrahmen für die Aktenvernichtung variiert nach Art der Geschäftsunterlagen. Hinzu kommen die jeweiligen gesetzlichen Regelungen nach Berufsstand des Dienstleisters, welcher die Daten aufbewahrt. Steuerberatungen unterliegen anderen Vorgaben als beispielsweise Krankenhäuser.

Im kaufmännischen Bereich des Handels- und Steuerrechts gelten Fristen von sechs und zehn Jahren. Bei Patientenakten können bis zu 30 Jahre für die Aufbewahrung feststehen. Eine Aktenvernichtung entfällt lediglich beim sogenannten Dauerwert. Hierbei handelt es sich um eine unbefristete Aufbewahrung von Dokumenten im Rahmen der öffentlichen Verwaltung.

Aktenvernichtung nach Aufbewahrungsfrist

Erlöschen die Fristen für die Aufbewahrung, geht es an die sachgemäße Vernichtung. Für Datenträger bestehen offizielle Verfahrensmaßnahmen für deren Vernichtung. Den unbefugten Zugriff gilt es auszuschließen. Jährlich erscheinen Listen zu auslaufenden Aufbewahrungsfristen. Hiermit erhalten Klienten einen besseren Überblick, wann die Vernichtung von Akten ansteht.

Die Anforderungen für die Aktenvernichtung richten sich neben der Art des Datenträgers nach derer des Dienstleisters. Es spielt eine zentrale Rolle, ob es sich hierbei um Steuerberater, Anwälte oder Ärzte handelt. Dementsprechend treten verschiedene Rechtsgrundlagen in Kraft. Endet eine Frist, besteht ein Unterschied zwischen Löschmöglichkeit und Löschverpflichtung. Beispiele für Letzteres wären die Unzulässigkeit der Speicherung oder bestimmte Arten personenbezogener Daten. Hierbei gelten die jeweiligen Datenschutzbestimmungen.

Professionelle Aktenvernichtung unter Berücksichtigung von Fristen

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in welchem der Datenträger erstellt wurde. Mit der Vernichtung von Akten und Datenträgern erlischt keineswegs die Schweigepflicht von Dienstleistern wie Steuerberatern. Die ordnungsgemäße Entsorgung geht mit dieser einher. Ein unsachgemäßer Umgang bedeutet eine Verletzung der Schweigepflicht und gleichsam einen schweren Vertrauensbruch gegenüber den Klienten.

Hier gilt es, sich auf einen professionellen Partner wie GENVER zu verlassen, welcher die sachgemäße Aktenvernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist übernimmt. Für die Vernichtung von Akten bestehen Optionen wie Verbrennung und Shreddern in Kleinstteile. Unabhängig von der Form der Entsorgung gilt es, den Zugriff unbefugter Personen auszuschließen.

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